В современном мире основой
поступательного развития стала информация. Успех и
конкурентоспособность любой компании базируется сегодня не просто на
обладании неким количеством информации, а на умении эффективно ее
обрабатывать, хранить и использовать.
Любая относительно большая
организация, ведущая свое делопроизводство на бумажных носителях, рано
или поздно сталкивается с проблемой хранения и использования
сформированных в делопроизводстве дел. Перед руководством компании
встают вопросы размещения документов как правило на ограниченных офисных
площадях, а также проблемы обработки дел и трудности, связанные с
использованием переданных на хранение документов и дальнейшим поиском в
них нужной информации.
Особенно остро эти проблемы появляются
при запросах проверяющих организаций, когда за ограниченное время
необходимо предоставить большое или очень большое количество документов,
находящихся в разных делах. Хорошо, если при этом документы хранятся в
одном месте, а не рассредоточены.
При таком положении оптимальным
решением является перевод бумажных документов в электронный вид и
размещение полученных цифровых образов в системе электронного архива
организации.
В таком случае главным назначением
электронного архива становится переход от большого объема бумажных
носителей к их электронным копиям. При этом обеспечивается простота и
компактность хранения документов организации, а также оперативность
работы с этими документами.
Современные технологии позволяют также
использовать в системе автоматизированного архива электронные
подписи для заверения вводимых в архив данных и электронных
образов документов. Это обеспечивает идентичность хранящихся в
электронном виде документов, что особенно актуально для финансовой
информации.
Предположим, что руководство
организации принимает принципиальное решение создать электронный архив,
постоянно пополняющийся новыми документами. Подчеркнем, что без
поддержки руководства создание достаточно дорогостоящей сложной
информационной системы практически невозможно, тем более если
работники привыкли использовать бумажные носители в повседневной
практике.
Попробуем оценить варианты выбора
методов работы по созданию и внедрению системы электронного архива.
Предположим, что организация определилась с тем программным
обеспечением, на основе которого будет создан электронный архив. Теперь
необходимо определить, как будет организован технологический процесс
перевода бумажных документов в электронный вид.
Существуют различные способы перевода
бумажных документов в электронный вид и записи их в электронный архив.
1 Аутсорсинг
Первый вариант – это использование
производственных мощностей специализированных организаций, занимающихся
внедрением, развитием и дальнейшим техническим сопровождением систем
электронного архива.
Залповый ввод:
ежегодно либо с определенной периодичностью, например, один раз в месяц,
сторонняя специализированная организация сканирует накопившиеся бумажные
документы, проводит атрибутирование – индексирование этих документов и
размещение их в электронном архиве.
Преимущества метода
Ответственность за
качественное выполнение работ лежит на
профессиональной организации, которая должна в определенный срок сдать
работу (аутсорсинг). Качество информационного ресурса будет высоким и
контролируемым, в любой момент можно предъявить претензию, в
соответствии с которой контрагент переделает всю работу.
Масштабируемость:
если возникает необходимость перевода дополнительного объема документов,
то привлекаемая организация всегда сможет обработать дополнительное
количество документов, либо сократить сроки ввода перед окончательной
проверкой и введением этого объема в электронный архив. При этом
стоимость работ, приведенная к уровню качества и скорости ввода,
оказывается не очень высокой.
Недостатки метода
Следует учесть возможные риски и
увеличение стоимости работ. Номинально стоимость перевода документов в
электронный вид профессиональной организацией может оказаться несколько
выше, чем перевод документов в электронный вид своими силами. Однако
если учитывать все расходные статьи и добиваться необходимого качества,
то очень редко бывает так, что стоимость работ, выполненных
непрофессионалами, оказывается ниже стоимости работ, произведенных
профессиональной организацией.
2 Самостоятельное создание архива
Проведение работ по переводу бумажных
документов в электронный вид на основе создания производственного
участка в структуре организации, т.е. опираясь на собственные силы.
В организации создается
участок ввода текущих поступлений документов. На каждом рабочем
месте в организации, на которое поступает документ, который должен быть
зафиксирован, устанавливается офисный сканер (потоковый или планшетный,
либо универсальный).
Сотрудник самостоятельно сканирует
документ, при необходимости проводит атрибутирование (вводит одно или
несколько значений полей). Далее автоматически (возможно в
автоматизированном режиме, если в электронную карточку документа
необходимо добавить значение полей) документ обрабатывается и поступает
в электронный архив.
Преимущества метода
Время размещения документа в архиве
оказывается минимальным. Как следствие начнет увеличиваться частота
обращений к электронному архиву, эффективность использования и
окупаемость вложенных средств.
Начальные финансовые вложения
существенны. Однако в дальнейшем затраты стабилизируются. Квалификация
сотрудников, которые будут вводить документы в электронный архив,
увеличится. Поскольку они самостоятельно вводили документы в архив, то
практически все сотрудники начнут пользоваться электронным архивом. При
этом сократятся сроки окупаемости вложенных средств и электронного
архива.
Недостатки метода
Нагрузка на каждого сотрудника,
которому придется вводить документы, возрастет. С учетом того
сотрудники, которым придется вводить документы, обладают высокой
квалификацией, временные затраты по сканированию и атрибутированию лягут
на стоимость обработки одной страницы, которые при учете всех затрат,
могут оказаться выше, чем при аутсорсинге. Начальные вложения на
организацию участков ввода будут высокими (стоимость оборудования, ПО,
обучение). Если такой вариант реализации участка ввода окажется
несостоятельным, то вложение этих средств окажется напрасным:
организация не сможет использовать сканеры и ПО в таком объеме, и
оборудование будет простаивать.
Обеспечить качество информационного
ресурса на высоком уровне может оказаться непросто. При размещении
некорректно обработанных документов (в такой ситуации оказывается, что
они «утеряны» либо «не введены» в электронный архив), у пользователя
создается впечатление, что документ отсутствует в электронном архиве.
Если такая ситуация будет регулярно
повторяться, то вся идея электронного архива может быть дискредитирована
(у архива не будет целостности). В данном случае частота обращения к
архиву будет уменьшаться, и вложенные ранее средства могут не окупиться.
Масштабируемость при такой организации
участка ввода оказывается очень слабой и может быть реализована только
посредством дополнительных затрат (отсутствие «облачных» технологий).
Таким образом, при анализе выборов
вариантов создания и дальнейшего развития электронных архивов необходимо
оценивать не только первичные затраты, но и дальнейшие расходы и
возможные риски при использовании электронного архива.
Подводя итоги, следует отметить, что
внедренный электронный архив позволяет в дальнейшем интегрировать на
своей платформе все имеющиеся в организации электронные информационные
базы и обеспечить полное и качественное использование всего объема
информации при минимальных временных затратах по ее поиску и извлечению
из любой электронной базы данных.
Манихин О. В.
эксперт НААР
