Реализация требований к электронному архиву на примере СЭД Docsvision

Предпосылки создания электронного архива в компании

С годами существования любой организации в ней накапливается большое количество различной документации. Чтобы не складировать папки с различными бумагами, всё больше предприятий создают электронный архив документов.

Создание электронного архива - что именно под этим подразумевается? Под организацией электронного архива документов в компании мы понимаем реализацию части функций комплексной СЭД, которые обеспечивают долгосрочное хранение документов. Систематизация информации посредством электронного архива решает следующие задачи: способствует более быстрому нахождению нужного документа, отслеживанию движения договоров и прочих нормативных актов компании, а также более эффективному управлению делопроизводством. Электронный архив особенно важен в случае, когда нужно обеспечить централизованное или распределенное хранение документов компании, которые весь или часть своего жизненного цикла проходят в электронном виде (разрабатываются, обрабатываются, исполняются или хранятся).

Для предприятий какого масштаба необходим электронный архив?

Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов - им важно иметь свой электронный архив, где ежедневно проходят через организацию тысячи различных бумаг, ведь это не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.

Функции и требования к электронному архиву организации

Электронный архив должен иметь возможность хранить как документы, порождаемые в рамках структурированных корпоративных процессов обработки, так и создаваемые сотрудниками в свободном режиме при персональной работе или в рабочих группах. В идеале, электронный архив должен стать единственным местом, где хранятся файлы электронных документов. Как инфраструктурный компонент архив электронных документов должен предъявлять целый ряд сервисов - как для конечных пользователей, так и для приложений корпоративной ИС. Одна из ключевых возможностей СЭД - создание и организация электронного архива (программа позволяет отвечать всем заданным требованиям и условиям для его поддержки, об этом читайте далее).

Реализация требований к электронному архиву на примере СЭД Docsvision

Для полноценного функционирования электронного архива СЭД должна отвечать некоторым условиям. Рассмотрим, как реализуются выше обозначенные сервисы и функции электронного архива документов на примере функций системы Docsvision:

Структуризация хранения. Docsvision позволяет создавать электронный архив документов компании, включающий один или несколько серверов, имеющий произвольную структуру. Структуру электронного архива формируют иерархические папки документов, которые могут создаваться пользователями и приложениями. Для папок могут быть определены различные ограничения, например, на хранимые в папках типы документов. Имеется возможность создавать виртуальные деревья, размещая в иерархиях ссылки на папки и так называемые виртуальные (поисковые) папки. С папками могут быть связаны различные представления, по-разному отображающиеся данные документов, хранящихся в электронном архиве и т.д.
Разграничение доступа. Docsvision обеспечивает гибкие и разнообразные механизмы разграничения доступа в Электронном архиве, как на уровне дискреционной, так и мандатной безопасности. Доступ к документам или папкам может быть представлен различным пользователям, группам и ролям. Особо нужно отметить так называемую ролевую безопасность, в которой доступ к документам электронного архива может определяться в зависимости от их содержимого. Электронный архив может содержать как внешние, так и внутренние документы, поэтому ему нужна надёжная система защиты на различных уровнях менеджмента. Иными словами, электронный архив документации должен быть доступен руководству предприятия в большей степени, нежели рядовым менеджерам.
Поиск. Docsvision поддерживает все необходимые для современного электронного архива документов средства поиска: полнотекстового, атрибутивного, с возможностями сохранения шаблонов поисковых запросов и созданием виртуальных папок.
Интеграция со средствами обработки документов. Пользователи могут осуществлять сохранение документов и сообщений электронной почты в электронном архиве непосредственно из приложений Microsoft, При использовании структурированных шаблонов атрибуты документов будут доступны в качестве метаданных для атрибутивного поиска в электронном архиве и для обработки в бизнес-процессе. Данные возможности позволяют сотрудникам системы полностью отказаться от хранения документов в файловых архивах и пользоваться надежным централизованным архивом документов.
Средства интеграции с корпоративными приложениями. Docsvision обеспечивает различные механизмы, которые позволяют корпоративным приложениям использовать систему в качестве хранилища документов, используемых в приложениях. Развитый API, интерфейс WebService, возможность загрузки и выгрузки документов в XML формате обеспечивают бесшовную интеграцию средств электронного архива документов Docsvision и различных приложений. Поддерживаются готовые модули интеграции с электронной почтой Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, 1C и другими корпоративными приложениями.
Масштабирование. Docsvision имеет различные инструменты масштабирования, которые обеспечивают возможность создания крупных электронных архивов. Большое количество проектов в крупнейших российских компаниях демонстрирует возможности использования системы в качестве корпоративного архива электронных документов.
Надёжность системы. Конечно, система сама по себе должна быть надежна и стабильна. Для подтверждения производительности электронного архива нужны соответствующие тестовые испытания. Электронный архив документов Docsvision подходит по всем стандартам и самым жёстким требованиям.
В декабре 2010 года «ДоксВижн», совместно с корпорацией Microsoft, провела нагрузочное тестирование решения, разработанного для банка ВТБ24 — электронный архив документов на основе Docsvision и Microsoft SQL Server 2008 R2.

Нагрузочное тестирование электронного архива документов

В ходе тестового испытания был реализован сценарий одновременной работы в архиве документов 5000 пользователей. Производилась эмуляция 10 типов операций по работе с карточками и документами, поиску и обмену данными в архиве документов. В час в системе электронного архива производилось более 2 млн операций, общий общем базы данных составил 5 Тб: 50 миллионов сканированных изображений, 60 миллионов карточек документов. По результатам нагрузочного тестирования специалисты компаний-разработчиков и ИТ-специалисты компании-заказчика подтвердили, что архив документов, построенный на платформе Docsvision и Microsoft SQL Server 2008 R2, способен выдерживать высокие нагрузки и является надежным решением для построения электронного архива документов крупной компании.