В переводе с английского языка, ECM (Enterprise
content management) – это система управления цифровым контентом. Как
инструмент управления информационными ресурсами компании, ECM используется для
сбора, управления, хранения и предоставления доступа к информации пользователям
организации. Для того чтобы понять каким образом и чем конкретно «управляет»
система, давайте разберемся в некоторых определениях.
Для начала хотелось бы классифицировать всю
существующую ныне цифровую информацию, выделив 2 основных типа данных.
Каждый день мы имеем дело с различными письмами, документами, картинками,
файлами, папками и т.д., - всё это цифровой контент. Таковым можно считать всю
информацию, представленную в вашей локально-вычислительной сети, однако
некоторые данные являются структурированными, другие же таким свойством не
обладают.
Итак, данные бывают:
-
Структурированные
-
Неструктурированные
По каким критериям можно определить
структурированы данные или нет?
Структурированными данными,
в контексте жизнедеятельности предприятия, можно назвать документы, файлы и
таблицы определенной формы, различные записи, создающиеся и хранящиеся в
каких-либо учетных системах (1С, Excel и т.д.).
Главным условием представления данных в
структурированном виде - наличие программного обеспечения, способного создавать
и управлять такими данными. Одним словом, структурированными являются данные,
которые вводятся в базы данных (СУБД) в определенной форме, с четкой структурой
и оформлением. Как правило, с такой информацией проще работать, ее легко
извлекать и анализировать.
Неструктурированным контентом,
соответственно, принято считать всю информацию, свободно хранящуюся на
компьютере и не имеющую определенного порядка. Учет такой информации
представляется крайне проблематичным, так как она не сформирована в единую базу
данных, и ей сложно управлять. Примером неструктурированных данных могут
выступить графические и мультимедийные файлы, папки, сообщения в ICQ,
веб-страницы, файлы прикладных программ, и др.
Львиную долю корпоративного контента на
предприятии составляют неструктурированные данные, и системы
класса ECM призваны организовать информационное пространство компании, дав
возможность вести учет таких данных, и обеспечивать совместную работу с ними.
Функции ЕСМ
В отличие от СЭД, где в качестве управляемых
данных выступают организационно-распорядительные документы и бизнес-процессы,
ECM-системы имеют более гибкий функционал и позволяют работать как со
структурированным, так и с неструктурированным контентом. Среди основных
функций, которыми должна обладать ECM-система, можно выделить:
-
Электронный документооборот (СЭД);
-
Управление записями (RM) и файлами.
Категоризация и упорядочение;
-
Управление знаниями (knowledge management).
Хранение и предоставление доступа к релевантной для предприятия информации;
-
Управление потоками работ (Workflow),
автоматизация бизнес-процессов (BPM);
-
Управление web-контентом (WCM);
В различных ECM системах, вдобавок к
вышеописанному функционалу, прибавляются дополнительные модули управления
данными. Так, например, в ECM системе «eDocLib: Актив Бизнес»
реализованы функции управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также
организовано управление заданиями и поручениями (Task management).
Отличие ЕСМ от СЭД
ECM, также как и СЭД, отвечает за управление
электронными документами. Но в отличие от СЭД, где возможности настройки
бизнес-процессов ограничены логикой работы с «классическими» типами документов,
ECM обладает более гибкими настройками маршрутов движения документов.
Подстраиваясь под бизнес-логику компании, система позволяет автоматизировать
нетипичные, уникальные для конкретной организации бизнес-процессы.
И все же, в первую очередь, ECM выполняет роль
защищенного хранилища данных организации в удобном,
структурированном виде. Для каждого объекта создается регистрационная карточка,
в которой заносятся все необходимые атрибуты. Это позволяет структурировать
информацию и обеспечить быстрый поиск, доступ к данным и работу с ними. В этом и
состоит фундаментальное отличие ECM от системы электронного документооборота.
Подводя итог нашего сравнения ECM и СЭД,
хочется отметить, что ECM система в организации решает более широкий
круг задач, чем система электронного документооборота. Она объединяет в
себе функции различных учетных систем (СЭД, BPM, WCM и др.), охватывает все
бизнес-процессы компании в едином, структурированном информационном поле,
именуемым корпоративным порталом.
Источник: ecm-soft.ru