Документооборот — непрерывное движение документов в
организации с момента их получения или создания до завершения исполнения,
отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную
поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие без
движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет
не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с
которыми происходит движение документов в учреждении.
В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации,
реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства:
информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием
его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движения документов связаны многие недостатки в
организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления.
Процесс документирования принимаемого управленческого решения содержит три
составляющие:
1) информационную поддержку решения;
2) документирование решения (создание распорядительного документа);
3) контроль за его выполнением.
Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его
редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция
сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного
структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к
специалистам, а затем – к руководителям. Скорость перемещения документов и
качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в
целом.
Специалистами разработаны
принципы организации движения
документооборота:
· оперативность движения;
· единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;
· однократность операций одинакового целевого назначения;
· исключение лишних инстанций.
Главное правило документооборота – оперативное движение
документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы:
1) экспедиционная обработка документов, поступающих в
организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо
адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается,
кроме корреспонденции с отметкой «лично»;
2) предварительное рассмотрение документов службой
документационного обеспечения. При оценке поступившего документа учитывается:
· важность его содержания;
· сложность и новизна поставленных вопросов;
· общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя
в структуре управления;
· реальная срочность исполнения документа;
· вид документа (закон распоряжение, письмо и т.д.).
После предварительного рассмотрения документы отправляются руководителю для
принятия решений по каждому документу (этапы данного вида работ подробно
изложены в типовой инструкции по делопроизводству);
3) рациональное движение документов – оптимизация и сокращение
документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем
последовательности этапов подготовки документов;
4) обработка исполненных и отправляемых документов. Этот этап
целесообразно централизовать в единой экспедиции организации. Документ должен
быть подготовлен к отправке в полном объеме и с соответствующим качеством
исполнения.
При налаживании системы документооборота организации важнейшей частью
является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. ответственных
исполнителей. Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с
указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа,
намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля. Если исполнение
документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. Затем оформляет
его и отправляет на подпись руководителю.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
· характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
· маршруты движения документов;
· периодичность (стадии документооборота);
· направленность движения.
Переработка растущего объёма документации требует совершенствования
технологии делопроизводства.
В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с
документированной информацией, регулирование системы документационного
обеспечения менеджмента.
Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить
документооборот.
В современных условиях время (его экономное использование) становится важным
фактором в конкурентной борьбе.
Под документопотоком понимается сложившееся или организованное
в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении,
при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.
Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому
объекту:
· горизонтальные – связывающие организации одного уровня
управления;
· вертикальные (восходящие и нисходящие) – связывающие
организации различных уровней.
· восходящие потоки – это входные документы, получаемые
вышестоящей организацией от подчиненных организаций;
· нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими
органами власти и управления починенным организациям.
По отношению к управленческому объекту выделяют входящий,
исходящий и внутренний документопотоки. Каждый
документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, зависящий от
состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и
структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от
принятой в организации технологии работы с
документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам,
что определяется их адресованием.
Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Документы,
информационные и инициативные, готовят специалисты в структурных подразделениях.
Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования,
визирования, и подписания документов, от принятой технологии подготовки текста,
регистрации и отправки документов.
Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота,
который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию
созданных в ней за определенный период.
Важным современным средством совершенствования документооборота является
компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом
необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное
участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей
дублированную информацию.
Делопроизводственная процедура —
специфическая операция с
документом ( создание, регистрация, поиск, хранение, использование), выполнение
которой подчиняется установленным правилам и стандартам. Она как бы вплетается
в управленческую процедуру, сопровождает многие действия менеджера, управленца.
Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур
(операций) — это и есть технология делопроизводства, технология работы с
документами.
Весь комплекс работ с документами выполняют специальные службы
делопроизводства: управление делами, общие отделы, канцелярии,
секретариаты, экспедиции и т.д.
Управление делами и общие отделы создаются в министерствах и ведомствах, в
органах государственного управления, в администрациях.
Они могут создаваться и в крупных акционерных обществах, концернах, компаниях с
большим объёмом документооборота.
Канцелярии создаются на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях.
Секретариат — структурное подразделение, которое обслуживает руководство
организации. В его состав обычно входит помощник руководителя,
секретарь-референт, технический секретарь.
Экспедиция — подразделение, осуществляющее приём и отправку поступающих по
почте и курьерской связи документации, доставку документов в структурные
подразделения.
В документообороте участвуют три категории документов:
· входящие документы;
· исходящие документы;
· внутренние документы.
Общая схема организации работы с документами
должна настраиваться на особенности конкретного предприятия, учитывать его
организационно-управленческую структуру.
Информационные потоки должны соответствовать
организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.
Прежде всего, принимается решение о создании
центров ответственности за работу с документами (об их названии, статусе,
кадровом составе, техническом оснащении). Определяется наиболее целесообразная
организационная форма работы с документами.
Централизованная форма
предполагает концентрацию всех делопроизводственных процедур В
ОДНОЙ специализированной службе.Используется в условиях линейно-функциональной
организационной структуры.
Децентрализованная (дифференцированная)
форма предусматривает создание в каждом
производственном подразделении СВОЕЙ собственной группы документационного
обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.
При смешанной форме ЧАСТЬ работы с
документами выполняет центральная служба, а ЧАСТЬ делопроизводственных процедур
осуществляется в структурных подразделениях.
Выбор той или иной формы зависит как от
особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля,
подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной
управленческой философии.
